Acreditación de equipos de trabajo en eventos

Acreditá al personal
de tu evento.
Sin caos.

Alvora gestiona la acreditación de todo el personal operativo que trabaja en un evento: proveedores, técnicos, seguridad, logística, prensa y más. Cada proveedor administra a su equipo, y el organizador controla todo en tiempo real.

Solicitar prueba gratuita Ver cómo funciona

Trazabilidad de personal en vivo

Documentación aprobada

En proceso de revisión

Documentación faltante

Documentación rechazada

Control de zonas de acceso

Segmentación de las habilitaciones según zonas.

Validación de documentación centralizada

Una o más administradores pueden ser habilitados para validar documentaciones.

Terminales de acreditación

Aplicaciones especializadas podrán validar la acreditación de personal, registrando su entrada o salida de cada zona del predio.

Registración descentralizada

Los proveedores registrarán mediante cuentas propias su personal y podrán ver el estado de los mismos.

Mejora continua

El sistema está en constante evolución, integrando nuevas funcionalidades y optimizaciones regularmente.

Desafíos

Pensamos en una solución para los problemas que se nos presentaban en la producción de eventos.

Documentación de proveedores y personal enviada por WhatsApp, mail o canales informales sin trazabilidad.

Errores y faltantes detectados recién el día del evento, cuando ya no hay margen de corrección.

Incertidumbre operativa: no saber con certeza quién está autorizado y quién no.

Trabajadores sin acreditar que se presentan en los accesos sin documentación ni autorización válida.

Duplicación de carga de datos entre planillas, mails y sistemas desconectados.

Estrés operativo y decisiones improvisadas en los momentos más críticos del evento.

La solución

Un sistema centralizado para acreditar a los equipos de trabajo de forma clara, trazable y escalable.

Cada proveedor carga y administra a su propio equipo de trabajo, sube la documentación requerida y recibe el estado de revisión. El organizador obtiene control total sobre quién está habilitado para ingresar, pudiendo aprobar, rechazar o solicitar correcciones antes del evento.

Centralización

Documentación, datos del personal y estados de habilitación de cada trabajador en un único sistema accesible para todos los actores.

Validación previa

Control de la documentación de cada trabajador antes del evento. Revisión criterio por criterio con aprobación, rechazo o solicitud de corrección.

Carga distribuida

Cada proveedor gestiona a su propio personal y documentación de forma autónoma, reduciendo la carga del organizador.

Tiempo real

Dashboard con distribución de estados, actividad reciente y seguimiento operativo del avance global del evento.

Adaptable a tu escala

Alvora se adapta a todo tipo de evento grande o chico.

Festivales y Recitales

Gestión de técnica, armado, bandas, catering y seguridad en eventos masivos de varios días.

Exposiciones y Congresos

Acreditación de stands, proveedores de pabellón, técnica y personal de maestranza.

Eventos Deportivos

Control de acceso a campo de juego, prensa, técnicos, transmisiones y personal del estadio.

Eventos Corporativos

Agencias de producción gestionando múltiples proveedores simultáneos con altos estándares.

Cómo funciona

Una operación simple para organizadores, proveedores y equipos operativos.

El flujo de trabajo está diseñado para que cada actor sepa qué hacer, cuándo y cómo. Sin idas y vueltas innecesarias.

Configurar el evento

Definí los requisitos documentales, las zonas de acceso con colores distintivos y los permisos de cada rol.

Invitar proveedores

Cargá proveedores y subproveedores. Cada uno recibe acceso al sistema para registrar a su equipo de trabajo.

Registrar personal

Cada proveedor carga a sus trabajadores uno por uno o mediante importación masiva desde Excel, y adjunta la documentación requerida.

Validar y controlar

El organizador revisa documentación, aprueba o rechaza por criterio y monitorea el estado general desde el dashboard.

Capacidades

Todo lo que necesitás para acreditar al personal de tu evento.

Zonas de acceso

Creá zonas con colores distintivos (Backstage, VIP, Pista, etc.) y asignalas a proveedores y personal con herencia jerárquica.

Documentación digital

Subida de archivos PDF, JPG, PNG y WEBP. Cada documento se asocia a uno o varios trabajadores para revisión cruzada.

Jerarquía de proveedores

Proveedores y subproveedores organizados en árbol jerárquico. Cada uno gestiona exclusivamente a su dotación de personal.

Importación y exportación

Importación masiva de personal desde Excel con validación automática. Exportación personalizada con selector de columnas.

Roles y permisos

Sistema de roles diferenciados: organizador, proveedor, administrador y superadmin, con permisos granulares por función.

Dashboard operativo

Panel de estadísticas clave, distribución de estados por gráfico, últimos registros de personal y actividad reciente del evento.

Características del software

Especificaciones y funcionalidades avanzadas diseñadas para el control total.

Una lista detallada de las herramientas, módulos y automatizaciones que hacen de Alvora la plataforma líder para la acreditación y gestión operativa en eventos de cualquier escala.

Acreditación

Gestión de Personal y Acreditados

Carga individual y masiva: Registro ágil de trabajadores de forma manual o mediante importación masiva desde planillas Excel y CSV.
Trazabilidad en tiempo real: Monitoreo constante del estado de cada trabajador: Habilitado, Pendiente, Rechazado o Sin Documentación.
Asignación por roles y áreas: Segmentación del personal según su función operativa (Técnica, Seguridad, Logística, Catering, Prensa).
Historial y auditoría de cambios: Registro completo y trazable de quién dio de alta, editó o eliminó a cada trabajador en la plataforma.

Auditoría

Auditoría y Documentación Digital

Subida multiformato: Carga de archivos PDF, JPG, PNG y WEBP desde cualquier PC o dispositivo móvil de forma intuitiva.
Revisión criterio por criterio: Validación individual de DNI, seguros de ART, cláusulas de no repetición y certificados médicos o de seguridad.
Devolución de motivos exactos: En caso de rechazo, el sistema permite especificar el motivo exacto para que el proveedor corrija sin demoras.
Asociación documental cruzada: Capacidad de vincular un mismo documento corporativo o póliza global a múltiples trabajadores de una sola vez.

Jerarquía

Estructura y Árbol de Proveedores

Árbol jerárquico multinivel: Organización en proveedores principales y subproveedores, reflejando fielmente la cadena de mando real del evento.
Autonomía operativa: Cada proveedor gestiona exclusivamente a su dotación de personal, liberando a la producción de la carga operativa.
Control de cupos y límites: Configuración de topes máximos de acreditados por proveedor y por evento para evitar sobrepoblación.
Visibilidad segmentada: Los subproveedores solo visualizan su propia nómina, mientras que el organizador mantiene visión global.

Accesos

Zonas de Acceso y Terminales

Codificación visual por color: Creación de zonas diferenciadas (VIP, Backstage, Pista, Prensa, Técnica) asociadas a colores distintivos.
Herencia de permisos de zona: Asignación de zonas a nivel de proveedor o personal, con herencia automática en toda la jerarquía del equipo.
Terminales de acreditación: Aplicaciones diseñadas para evaluar en vivo si un acreditado está habilitado o no para ingresar al evento y a una zona determinada.
Compatibilidad física y digital: Integración perfecta con pulseras de color, credenciales impresas y códigos de verificación en pantalla.

Inteligencia

Dashboard Operativo y Reportes

KPIs y métricas en vivo: Panel de control con gráficos interactivos de distribución de estados actualizados al instante.
Feed de actividad reciente: Monitoreo minuto a minuto de nuevos registros, subidas de archivos y aprobaciones documentales.
Exportación personalizada: Descarga de reportes a Excel y CSV con selector dinámico de columnas y filtros por zona o estado.
Búsqueda y filtros avanzados: Localización instantánea de personas por DNI, nombre, empresa, rol o zona asignada.

Infraestructura

Seguridad, Cloud y Roles

Plataforma 100% Cloud Web: Acceso seguro en la nube desde navegadores móviles o de escritorio sin instalar software ni apps locales.
Sincronización en tiempo real: Tecnología de bases de datos avanzada para que cada cambio se refleje en milisegundos.
Permisos granulares por rol: Roles diferenciados (Superadmin, Administrador, Organizador y Proveedor) con estrictas restricciones de acceso.
Protección y privacidad de datos: Encriptación de documentos sensibles y aislamiento estricto de información entre diferentes eventos.

Control Físico

App de Terminales Móviles

Escáner QR y DNI integrado: Lectura veloz de credenciales y documentos de identidad usando la cámara nativa de smartphones, tablets o lectores especiales.
Semáforo de acceso visual: Pantalla que cambia a verde (Acceso Autorizado) o rojo (Rechazado) para que la seguridad actúe al instante.
Validación por Zonas: Cada terminal se configura para vigilar un área en particular (ej. Técnica, VIP) permitiendo el paso solo a personal con permiso para esa zona.
Registro de ingresos en vivo: Cada lectura impacta inmediatamente en el dashboard central, sabiendo exactamente cuántas personas hay en cada sector.

Preguntas frecuentes

Resolvemos todas tus dudas

Respuestas claras sobre la operatoria, requerimientos técnicos y beneficios de implementar Alvora en tu próximo evento.

¿Los proveedores o trabajadores necesitan descargar una aplicación?

No. Alvora es una plataforma 100% web y cloud. Tanto los organizadores como los proveedores y sus trabajadores acceden directamente desde cualquier navegador web (en computadoras, tablets o teléfonos celulares), sin necesidad de descargar ni instalar ninguna aplicación o software en sus dispositivos.

¿Cómo funciona el proceso de auditoría y validación de la documentación laboral?

El organizador o el equipo de auditoría visualiza en su panel los documentos adjuntos (DNI, seguros de ART, cláusulas de no repetición, certificados, etc.). Puede aprobar o rechazar cada archivo individualmente. Si un documento es rechazado, el sistema exige indicar el motivo exacto, notificando al proveedor para que suba una corrección de forma inmediata y sin correos informales.

¿Qué sucede si un proveedor trabaja con subproveedores o empresas subcontratadas?

Alvora cuenta con una estructura en árbol jerárquico multinivel. Un proveedor principal puede dar de alta a sus propios subproveedores en el sistema. Cada subproveedor gestiona de forma autónoma a su dotación de personal y documentación, pero el proveedor principal y el organizador mantienen la trazabilidad y supervisión total de toda esa cadena.

¿Es posible importar planillas con cientos de trabajadores ya existentes?

Sí. La plataforma incluye un importador masivo inteligente que permite subir archivos de Excel o CSV. El sistema mapea automáticamente las columnas (Nombre, DNI, Email, Rol, etc.), valida errores de formato o duplicados y registra a cientos de trabajadores de una sola vez, ahorrando horas de carga manual.

¿Cómo se controlan y verifican los accesos y las zonas en el día del evento?

El sistema permite configurar zonas con codificación de colores (ej. VIP, Pista, Backstage, Prensa, Técnica). El día del evento, el personal de seguridad o control utiliza las Terminales de Acreditación (aplicaciones de evaluación de ingresos) desde cualquier teléfono o tablet para verificar al instante si un acreditado está habilitado a ingresar al evento y a su zona asignada. Además, los colores asignados en el sistema coinciden con la entrega física de pulseras o credenciales.

¿Qué ocurre si un documento vence o es rechazado horas antes de que empiece el evento?

El estado del trabajador en el sistema cambia automáticamente a "Rechazado" o "Pendiente", y se refleja en tiempo real en todas las pantallas y terminales de acreditación. Esto impide el ingreso del personal no autorizado hasta que se suba el documento válido y sea aprobado por la producción.

¿Cómo se protegen los datos confidenciales y la documentación sensible de los trabajadores?

La plataforma utiliza infraestructura en la nube de alta seguridad con encriptación de datos en reposo y en tránsito. Existe un estricto aislamiento de datos: ningún proveedor puede ver la información ni los documentos de otra empresa, garantizando la privacidad y el cumplimiento de normas de protección de datos personales.

¿Se pueden configurar límites de cupos para evitar que un proveedor acredite personal en exceso?

Sí. El organizador puede establecer un límite máximo global de acreditados para el evento y asignar topes de cupos específicos por cada proveedor. Si un proveedor alcanza su límite asignado, el sistema bloquea automáticamente la carga de nuevos trabajadores hasta que la producción amplíe el cupo.

¿Qué tipo de soporte técnico y acompañamiento ofrecen durante los días del show o evento?

Entendemos que el armado y el desarrollo de un evento son momentos críticos donde no existe margen de error. Ofrecemos cobertura de soporte técnico prioritario y guardias operativas en vivo durante las jornadas clave de montaje y show, asegurando la continuidad total de tu operación.

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Coordiná una demo y conocé cómo funciona Alvora en eventos reales.

Mostramos el flujo completo: desde la configuración del evento y carga de proveedores, hasta la validación de documentación del personal y el control de ingresos en el día.

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